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Fonds Comité organisateur des Jeux du Québec, M.R.C. de L'Amiante, Finale Été 2003. - 1995 - 2004. - 5,3 m de documents textuels et autres documents.

Histoire administrative :
Le Comité organisateur des Jeux du Québec, M.R.C. de L'Amiante, Finale été 2003 obtient ses lettres patentes du gouvernement provincial le 19 juin 2001. Son mandat est d'organiser la 39e Finale des Jeux du Québec dans la région de L'Amiante à l'été 2003 soit du 1er au 9 août. Pour ce faire, il peut faire l'acquisition, posséder et exploiter des biens meubles et immeubles nécessaires à la tenue de cet événement. La présidence est assumée par Claude Gagnon et la direction générale par André Perron. Marc-Alexandre Brousseau est directeur adjoint à la programmation tandis que Charlotte Ferland l'est à l'animation. La direction des ressources humaines est occupée par Anne-Marie Rousseau et la secrétaire de direction est Thérèse Pelchat. Sous la direction de la programmation se trouvent plusieurs secteurs: alimentation, hébergement, santé, programmation sportive, informatique et transport. Sous la direction de l'animation, on retrouve les secteurs du protocole, accueil et tourisme, soutien, socioculturel, sécurité, centrale administrative, télécommunications et cérémonies d'ouverture et de fermeture.

Historique de la conservation :
Le fonds d'archives est acquis par voie de don en mars 2004. Un contrat d'acquisition a d'ailleurs été signé par Serge Nadeau, directeur de la MRC de L'Amiante le 18 mars 2004. Mario Royer a effectué un deuxième et troisième versements les 6 mai et 22 juin 2004. C'est Serge Nadeau qui a recommandé au directeur général de l'organisme de verser les documents à la SAHRA pour fins de conservation.

Portée et contenu :
Le fonds illustre les démarches et activités nécessaires pour tenir un événement d'envergure provinciale soit la 39e Finale des Jeux du Québec du 1er au 9 août 2003. Des registres montrent l'appui de la population locale pour que la Ville de Thetford Mines pose sa candidature à titre d'hôtesse. Certains documents témoignent d'ententes intervenues avec le milieu pour nourrir, héberger et occuper les athlètes pendant leur séjour dans la région de L'Amiante. D'autres retracent les directions et services créés par l'organisation: finances, commandites, financement, communications, contrôle de la qualité, ressources humaines, protocole, socio-culturel, accueil et tourisme, soutien, télécommunications, centrale administrative, sécurité, cérémonies, programmation, programmation sportive, transport, santé, hébergement, alimentation et informatique.

Le fonds se compose de lettres patentes, organigrammes, procès-verbaux, résolutions, ententes, politiques et procédures, documents juridiques, assurances, documents financiers, subventions, concours, rapports d'activités, programmes, statistiques, registres, horaires, journal d'information, plans, documentation amassée.

Notes:

Source du titre composé propre : Titre basé sur le contenu du fonds.

Collation : Le fonds contient aussi 371 photographies, 6 vidéo, 3 éléments sonores et 14 documents informatiques.

Documents connexes : Les affiches, mascottes et autres objets ont été transférés au Musée minéralogique et minier de Thetford Mines en 2004.

Versements complémentaires : Aucun autre versement n'est attendu.

Modifiť le: 2005/05/04